Guide de l’organisateur

Guide de l’organisateur

Fixer les dates

• Fixer les dates de la compétition à l’échelle de la province, de la région et du secteur local, et laisser un intervalle d’au moins une ou deux semaines entre chaque niveau.
• Cette tâche devrait idéalement être accomplie en décembre, afin de permettre à chacun d’inscrire les dates à son agenda.

Choisi un endroit

• Situé centralement.
• Compatible avec tout roulement existant.
• Assez spacieux pour accueillir les orateurs et oratrices, ainsi que les spectateurs prévus.

Réserver les installations

• S’adresser à la personne pertinente et retenir les installations.
• Déterminer toutes les particularités de paiement (coût, destinataire, date et mode de paiement).
• Veiller à ce que le paiement soit prêt au moment propice (chèque signé, etc.). Envoyer une lettre de confirmation.
• Déterminer qui déverrouillera ou verrouillera les installations, qui s’occupera des clés, etc.
• Obtenir un système de sonorisation et une estrade

Sélection des jeans

• Se fonder sur les critères suivants : connaissances, attitude, expérience pertinente, intérêt pour la jeunesse, volonté de participer et aptitude.
• Choisir les juges du niveau le plus élevé en premier (c.-à-d., région, province, région et secteur local).

Informer les juges sur les points suivants

• objet de la compétition
• niveau de la compétition
• ce que vous attendez d’eux
• utilisation des formulaires (envoyer des spécimens)
• commentaires (de vive voix ou par écrit)
• règlements de la compétition
• détails précis (date, heure et endroit)
• feuilles de marquage et du scrutateur

Encourager tous les juges à participer à un séminaire qui aura lieu à leur intention.

Signaler aux officiers d’escadron, aux membres du comité de répondants et du comité provincial, ainsi qu’aux parents le détail de la compétition (heure, date, endroit, niveau, juges, etc.)

Publicité de la compétition

• Veiller à ce que les orateurs et oratrices sachent à quelle personne et à quel moment ils ou elles doivent communiquer le titre de leur discours.
• Communiquer aux stations locales de radio et de télévision les détails de la compétition (peut-être réussirez-vous même à obtenir qu’un représentant de la station se rende sur place et enregistre un reportage pour diffusion, ou encore qu’il accepte d’être juge, maître de cérémonie, etc.
• Rédiger un bref communiqué et le transmettre aux journaux 2 ou 3 semaines avant la tenue de la compétition.
• Ne pas oublier de demander aux dirigeants des journaux si un journaliste ou un photographe sera sur les lieux. Si la réponse est non, adopter les dispositions voulues pour prendre quelques photos et envoyer un cours communiqué de suivi.

Commanditaires

• Demander à des commanditaires s’ils sont intéressés à parrainer une partie de la compétition d’art oratoire. Poser cette question de 4 à 6 semaines avant la date de la compétition, afin de leur donner le temps de répondre.
• Communiquer au besoin avec d’autres commanditaires. Déterminer à l’avance et avec exactitude le type de soutien (ressources financières, matérielles, humaines, etc.) que vous désirez obtenir.
• Inviter les commanditaires ou leurs représentants à se rendre à la compétition et signaler leur présence lorsqu’ils sont sur les lieux.

Préposés officiels et auxiliaires

• Président ou présidente
  • Remettre longtemps d’avance un exemplaire du “Règlement de la compétition” à la personne qui assume la présidence.
  • Possibilités en vue de la présidence : Président(e) du comité de répondants, officiers subalternes, officiers supérieurs, ex-Cadets et Cadettes, et représentants des médias.
  • Informer la personne qui assume la présidence de ses responsabilités, soit :
    • Faire en sorte que les orateurs et oratrices soient aussi détendus que possible.
    • Demander avant le début de la compétition à chaque personne participante de préciser si elle souhaite utiliser l’estrade, le système de sonorisation et les fiches de temps. Pendant le concours, déplacer le matériel selon les besoins.
    • Informer guider le public durant la compétition.
    • Présenter les responsables, les invités, les juges, les commanditaires, etc. Signaler toute disposition particulière des sièges.
    • Présenter les responsables, les invités, les juges, les commanditaires, etc. Signaler toute disposition particulière des sièges.
    • Surveiller les juges afin de déterminer s’ils ont besoin d’aide, de plus de temps, etc.
    • Facultatif – annoncer les résultats, présenter des récompenses, remercier les gens, etc.
    • Veiller à ce que le programme se déroule à un rythme régulier et agréable.
    • À la fin de la compétition, présenter les juges, chronométreurs, etc., demander ensuite aux cadets et cadettes de se présenter et de préciser les raisons du choix de leur thème.

• Chonométreurs
  • Remettre un chronomètre exact à chacun des chronométreurs.
  • Expliquer aux chronométreurs le déroulement de la compétition, la marche à suivre, les fonctions, etc.
  • Remettre les fiches de temps et préciser à quoi elles servent.

• Scrutateurs
  • Expliquer aux scrutateurs leurs fonctions :
    • Calculer les places selon les rangs des juges
    • Informer la personne qui assume la présidence des résultats.
  • Indiquer aux scrutateurs ce qu’ils doivent faire des feuilles du chronométrage
  • Indiquer aux scrutateurs ce qu’ils doivent faire des feuilles de marquage et des feuilles du scrutateur.

• Équipe de mise en place
  • Trouver plusieurs personnes qui mettront en place les tables, les chaises, le système de sonorisation, etc.
  • Veiller à ce qu’une clé soit disponible.

• Équipe de nettoyage (tel qu’indiqué ci-dessus)

Rafraîchissements

• Veiller à ce qu’on sache exactement qui est chargé d’acheter ou d’apporter les jus, le café, les aliments, etc.

Formulaires et travaux d’écriture

• Charger une personne d’inscrire en lettres moulées ou de dactylographier le numéro de l’orateur ou de l’oratrice et le titre du discours sur les feuilles de marquage, les feuilles de commentaires, les feuilles du chronométreur et les feuilles du scrutateur. Respecter l’ordre dans lequel les personnes parleront et se servir du même ordre sur toutes les feuilles.
• Préparer un assortiment approprié de feuilles de marquage, de feuilles de commentaires et de papier pour chacun des juges, des chronométreurs et des scrutateurs.

Programme imprimé

• Charger une personne de rédiger, de préparer et de photocopier le programme de la compétition, s’il y a lieu.
• Le programme doit préciser toutes les activités qui se dérouleront pendant le concours : mot de bienvenue, introduction, liste des préposés officiels, liste des orateurs et oratrices et des discours, présentations, commentaires, liste des commanditaires, etc.
• L’ordre dans lequel défileront les orateurs et oratrices devrait être déterminé à l’avance. La meilleure façon de procéder consiste souvent à tirer des numéros au sort. La compétition comporte deux volets distincts : les discours préparés sont prononcés en premier, et les discours impromptus, en deuxième.
• L’alternance des  discours  préparés  et  impromptus  permet  d’épargner  du  temps  et  d’assurer  le déroulement régulier du programme.

Accueil

• Veiller à ce que des gens soient chargés d’accueillir les invités, de mettre les préposés officiels qui ont des questions en contact avec les organisateurs, de mettre les orateurs et oratrices qui ont des questions en contact avec la personne qui occupe la présidence, de distribuer le programme, de s’occuper des plaques de nom (s’il y a lieu), ainsi que de signaler la présence de rafraîchissements.

Discours impromptus

• Charger une ou deux personnes de s’asseoir à une table distincte et de s’occuper des cartes de thème de discours impromptu, des crayons et d’autres aspects pour les orateurs et oratrices. Leurs fonctions seront les suivantes :
  • L’objet véritable du discours impromptu est de veiller à ce que chaque personne participante aborde un même thème choisi par le coordinateur de la compétition.

• Toutes les personnes participantes quittent la salle où sont donnés les discours selon l’ordre établi d’avance; l’orateur suivant est isolé et reçoit le thème du discours impromptu.
• Lorsque la personne a choisi son thème, lui accorder trois minutes pour rassembler ses idées ou préparer des notes concernant ce thème. (Il est ici possible d’avoir recours à un deuxième chronométreur). Des crayons et des fiches vierges devraient être mis à la disposition des orateurs et oratrices.

Témoignage de reconnaissance aux juges et autres préposés officiels

• Il faut les “remercier”; l’attribution d’un cadeau peu dispendieux est facultative, mais le geste sera apprécié. Le cadeau peut être remis par un Cadet ou une Cadette.

Rappel :

• Les Cadets et Cadettes bénéficient déjà d’une formation dans un domaine qui leur profitera pendant toute leur vie. Il n’est pas nécessaire ou recommandé de leur remettre des récompenses dispendieuses ou élaborées.

Organisateurs

• Il est à espérer que les personnes participantes et(ou) leurs parents vous remercieront! Après tout, vous accomplissez ce travail pour le bien des Cadets et Cadettes de l’air

Commanditaires

• Un certificat de remerciement est recommandé.

Après la compétition

• Signaler aux gagnants et gagnantes l’heure, la date et le lieu du prochain concours, ainsi que le nom de la personne avec laquelle communiquer à cet égard.
• Ne pas oublier de communiquer les résultats de la compétition aux médias.

NOTA:  Pour  assurer  l’uniformité et  prévenir  la  controverse, chaque  comité  provincial de  l’art oratoire qui accueille la compétition nationale devrait travailler en étroite collaboration avec la présidente ou le président du Comité national de l’art oratoire. Celui-ci devrait s’assurer que les règles nationales sont respectées et que des précautions sont prises pour prévenir les plaintes, etc

Préparation importante pour les compétitions

1. 1. S’assurer que quiconque enseigne les leçons, connait les règles et les exigences du programme d’art oratoire des cadets de l’air.
2. 2. S’assurer que les cadets connaissent les règles et exigences du programme d’art oratoire des cadets de             l’air.
3. 3. S’assurer que tous les formulaires sont remplis correctement et remis à temps. (ex. : formulaire d’application pour les cadets ACC54 qui requiert 4 signatures : cadet, parent, commandant, président du CRE)
4. 4. S’assurer que les juges connaissent les règles et exigences du marquage.